Underlag för GDPR-policy

Grundtanken med dataskyddsförordningen GDPR (General Data Protection Reugulation) är att varje människa har rätt att veta:

  • vilka personuppgifter som finns registrerade
  • hur man ändrar eller tar bort sina personuppgifter, och vad detta skulle medföra (t ex utebliven medlemstidning)
  •  att uppgifterna är oåtkomliga för utomstående
  • att inga uppgifter lagras längre än nödvändigt när medlemskapet upphört

Föreningen ska göra ett eget policydokument som informerar alla medlemmar om hur personuppgifter och medlemsavtal hanteras. Uppgifter som behövs för föreningens administration får registreras, t ex namn, personnummer, postadress, e-postadress, telefonnummer, lottnummer, lottens yta samt arrende- och medlemsavgifter. Med register avses alla sparade personuppgifter oavsett om de lagras på papper, datafiler, på hemsidan, på anslagstavlor eller i medlemsmatriklar. 

Om någon utomstående anlitas för sådant som berör personuppgifter (t ex redovisningsfirma eller tryckeri) ska ett personuppgiftsbiträdesavtal upprättas. Även detta ska framgå av policydokumentet.

Styrelseprotokoll ska aldrig makuleras och därför bör de inte innehålla personuppgifter om detta inte är absolut nödvändigt. Styrelsens ledamöter ska däremot nämnas, eftersom de ingår i föreningens historieskrivning.

Koloniträdgårdsförbundet behöver namn- och postadressuppgifter för att medlemstidningen ”Koloniträdgården” ska kunna distribueras, och de registreras per förening och lottnummer. Enligt biträdesavtal vidarebefordrar förbundet adresserna till distributören, som efter varje utskick makulerar uppgifterna de fått för detta ändamål. 

För att kunna hålla föreningen informerad i frågor som rör verksamheten och utvecklingen inom koloniträdgårdsrörelsen får förbundet även tillgång till kontaktuppgifter för ordförande, kassör, sekreterare, studieorganisatör, värderare, odlingsrådgivare samt till ansvariga för medlemsregistret och intresselistan. 

  • Stockholms Koloniträdgårdar  har tillgång till förtroendevaldas kontaktuppgifter via förbundets register.
  • Studiefrämjandet är vår samarbetspartner och har därmed tillgång till studieorganisatörernas namn och kontaktuppgifter.
  • Stadsdelsnämnden  ska informeras om namn och kontaktuppgifter till ordförande och kassör efter varje årsmöte.
  • Skatteverket får tillgång till både kontaktuppgifter och personnummer i samband med att föreningen ska lämna inkomstuppgifter.
  • Medlemmarna ska godkänna föreningens hantering av personuppgifterna. Detta kan t ex göras på blanketten – stryk de punkter som inte är aktuella för er förening. Den undertecknade blanketten arkiveras hos föreningen.

Har ni frågor som inte besvarats här? Kontakta då Helena Westling på Koloniträdgårdsförbundet, helena@koloni.org, 08-556 930 82.